Huoltokirjadata virtaa -hanke toteutettiin vuosien 2021-22 aikana. Hankkeessa haluttiin parantaa kiinteistöjen sähköisten huoltokirjojen hyödyntämistä kiinteistöhuollossa. Tärkeimpinä tavoitteina oli poistaa manuaalisesti tehtävää työtä, tietojen siirtelyä käsin järjestelmästä toiseen sekä mahdollistaa mahdollisimman reaaliaikainen tilannekuva asiakkaille. Hankkeen omistaja oli Kiinteistötyönantajat ry ja käytännön toteuttamisesta vastasivat yhdessä Platform of Trust ja Boost Brothers sekä KIRAHub. Hanketta rahoittivat Ympäristöministeriö ja Kiinko.
Kiinteistötyönantajat ry:n Pia Gramén:
”Hanke oli jatkoa Sipilän hallituksen KIRA-digi kärkihankkeen kokeiluhankkeille sekä syksyllä 2019 YM:n rahoittamalle Sähköisten huoltokirjojen tiedonrakenteen yhtenäistäminen -hankkeelle. Tässä hankkeessa laadittiin vakioitu huoltokirjarakenne eli tietomalli, jonka avulla voitiin alkaa pilotoimaan datan siirtoa. Tavoitteena oli mahdollistaa huoltokirjadatan virtaaminen eri järjestelmien välillä ja tällä siirron automatisoinnilla vapauttaa toimijoiden resursseja muihin tehtäviin.”
Projektin kulku
Hanke alkoi työpajoilla, joissa tunnistettiin tärkeimmiksi välitettäviksi datavirroiksi määräaikaishuollot, palvelupyynnöt, kulutustiedot ja laitetiedot. Varsinainen kehitystyö tehtiin kolmessa pilottiprojektissa. Näin varmistettiin, että ratkaisut toimivat myös käytännössä. Pilotit olivat teknisiä, eli niissä siirrettiin oikeaa dataa aluksi huoltokirjojen ja toiminnanohjausjärjestelmien testiympäristöjen välillä. Pilottien tulosten pohjalta ratkaisut voidaan viedä tulevaisuudessa käytäntöön. Pilotit olivat:
- Määräaikaishuoltodata Keskon Tampuurin ja L&T:n Fatmanin välillä molempiin suuntiin
- Palvelupyyntödata Hemsön Granlund Managerin ja ARE:n SalesForcen välillä molempiin suuntiin
- Määräaikaishuoltodata TVT Asuntojen Tampuurin ja Akseli Kiinteistöpalveluiden Tampuurin välillä molempiin suuntiin
Tulokset
Lassila & Tikanojan Petri Kuismin:
”Pilotti täytti tarkoituksensa datasiirtojen onnistumisen todentamisesta, vaikka jatkokehitettävääkin löytyi. Yksi yhteinen standardoitu datan siirtomalli puoltaa paikkaansa ja helpottaa jatkokehitystyötä.
Datan automaattinen siirtyminen eri toimijoiden järjestelmien välillä vapauttaa kaikkein osapuolien aikaa manuaalisesta tiedonsiirrosta, vähentää manuaaliselle tiedonsiirrolle tyypillisiä virheitä ja mahdollistaa tiedon reaaliaikaisen päivittymisen osapuolten välillä.”
Akseli Kiinteistöpalvelut Oy:n Shabila Rautiainen:
”Huoltoyhtiöissä asiakkaiden eli kiinteistönomistajien ja huoltoyhtiöiden eri järjestelmien tietosisällön yhteensovittaminen on iso kehitysaskel eteenpäin kiinteistön ylläpidollisten määräaikaistehtävien suunnittelussa, seurannassa ja raportoinnissa. Kun tieto eri järjestelmien välillä saadaan yhdistettyä, tarkoittaa tämä käytännön tekemisenä sitä, että huoltoyhtiön ei tarvitse viedä samaa tietoa useaan eri järjestelmään vaan tietoa on mahdollista siirtää järjestelmien välillä reaaliaikaisesti. Tietosisällön yhteensovittamisen kautta luomme mahdollisuuden tehdä asioita tehokkaammalla ja mielekkäämmällä tavoin, unohtamatta sitä, että asiakas näkee kaiken reaaliaikaisesti suoraan omasta järjestelmästä.”
Hankkeessa toteutettiin Platform of Trust -alustalle kyvykkyydet, joita voidaan käyttää tuotannossa kenen tahansa organisaation toimesta. Platform of Trust on Vastuu Groupin tytäryhtiö ja Vastuu Groupin puolestaan omistavat rakennus- ja kiinteistöalan toimialajärjestöt yhdessä. Yhtiön alustan ja työkalujen avulla voidaan toteuttaa datavirtoja organisaatioiden välillä niin, että datan yhteentoimivuus ja siihen liittyvät oikeudet on varmistettu. Alustaan luodut ns. connectorit mahdollistavat, että yhteyttä johonkin järjestelmään ei tarvitse rakentaa jokaiselle erikseen. Harmonisoidut datatuotteet taas auttavat tekemään eri järjestelmien datoista yhteentoimivia. Ne myös tekevät välittämisestä helpompaa, kun välitettävä data on valmiiksi tuotteistettu – tavallaan koodaustyö on valmiiksi paketoitu datatuotteen sisään. Digitaalisessa muodossa olevien datankäsittelysopimusten avulla datan oikeuksien haltijat eli tässä tapauksessa kiinteistön omistajat tai käyttäjät voivat määrittää, mikä huoltoyhtiö saa mitäkin dataa ja miten sitä saa käyttää.
Hankkeessa ei kohdattu ylivoimaisia haasteita, vaan pilotit sujuivat hyvin. Toki huomioitavia asioitakin löytyi, kuten pilotointiin kuuluu. Ensinnäkin kytkettävien järjestelmien rajapinnat eivät aina ole heti valmiita käsittelemään kaikkea haluttua dataa kuten esille tullutta huoltotehtävään liittyvää liitetiedostoa. Sellainen valmius on kuitenkin melko helposti kehitettävissä. Samoin huoltokirjojen API-rajapinta saattaa olla niihin liittyvä lisäpalvelu eikä kiinteistöasiakas ole sitä välttämättä hankkinut.
Seuraavaksi
Hankkeen aikana syntyi ajatus nostaa digitalisaatioon liittyvää tavoitetasoa kiinteistön hoito- ja ylläpitopalveluiden osalta. Valmisteilla on hanke, jossa kiinteistön hoitoa ja ylläpitoa tehdään entistä älykkäämmin datan avulla. Tavoitteena on tehdä toimenpiteitä ennakoivasti ja tarpeenmukaisesti sekä samalla luoda uusia tulospohjaisia toimintamalleja palvelutarjoajien ja kiinteistön omistajien välille. Hanke on tarkoitus käynnistää loppuvuoden 2022 aikana ja siihen etsitään nyt huoltoyhtiö-kiinteistön omistaja -pareja, jotka haluavat luoda uutta mallia yhdessä. Hankkeessa on myös mahdollisuus testata VTT:n kehittämiä tekoälymoottoreita ennakoinnin toteuttamisessa. Mukana on myös kiinteistönomistajia edustava Rakli.
Kirjoittanut Vesa Ilmarinen/Platform of Trust